Les meilleures méthodes pour collaborer avec des prestataires en freelance

C’est un fait, les entreprises sont confrontés à un manque de compétences internes liés aux monde du numérique d’aujourd’hui. Faire appel à l’externalisation est une solution pour combler les manques d’expertises mais surtout offre aux entreprises le moyen de réduire leurs couts. Pour obtenir les meilleurs résultats en faisant appel à un prestataire externe et permettre au consultant d’être le plus efficace possible, le « travailler ensemble » est primordial.

Les deux parties prenantes doivent comprendre leurs intentions ou motivations et objectifs, peaufiner  leur collaboration, mettre en place un système efficace de gestion des projets et créer une relation de travail harmonieuse. Le gage de succès et de performance !

Quelles motivations apportez-vous comme employeur?

Les intentions (ou motivations) sont les courants qui affectent votre comportement et cela est vrai que vous les reconnaissiez ou non. Lorsque vous ne parvenez pas à les explorer, vous pouvez souvent vous retrouver dans des relations de travail problématiques; des attentes non satisfaites et des résultats de projet décevants.

Au lieu d’éviter de discuter de ces intentions, cherchez à mieux comprendre ce qu’elles sont et comment elles vous affectent. La maîtrise de cette étape jettera une base solide pour toutes les nouvelles relations de travail.

Souhaitez-vous créer une grande entreprise évolutive ou souhaitez-vous maintenir une petite entreprise et vivre comme vous le souhaitez? Vos intentions personnelles sont importantes car elles affectent la stratégie commerciale. Si vous êtes propriétaire d’une PME à la recherche de solutions à la digitalisation, lisez Le guide des PME pour la numérisation de leurs activités, cet article vous aidera beaucoup.

Adoptez la bonne formule d’intentionnalité

C’est là que la formule de l’intentionnalité entre en jeu. Cette formule vous aidera à mieux comprendre vos intentions et ce que cela signifie pour chacun d’entre vous d’être intentionnel.

La formule de l’intentionnalité est composée des élément suivants:

  • Un objectif (Votre pourquoi)
  • Une mission (votre comment / stratégie et objectifs)
  • Une vision
  • Des valeurs fondamentales (dans quelles directives allez-vous fonctionner ?)

C’est assez simple sur la façon dont cela fonctionne, mais peut être assez compliqué lorsque nous sommes chargés de trouver les ingrédients de cette formule pour nous-mêmes ou pour les autres.

Alors, voici quelques questions pour vous aider à appliquer cela de manière pratique lorsque vous envisagez de travailler avec des prestataires freelances.

Chef de projet  ou prestataire, posez vous les bonnes questions

Si vous  souhaitez faire appel à un consultant externe, posez vous les questions suivantes :

  • Pourquoi je privilégie de faire appel aux expertises d’un prestataire externe ?
  • Comment je vais collaborer et sur quels projets et objectifs ?
  • Quelles seront mes attentes ?
  • Quelles seront les directives, les résultats attendus dans la gestion de ce projet ?

En répondant à ces questions, vous aurez déjà une bonne base de collaboration active avec les prestataires que vous allez contacter dans votre demande de projet.

Indépendants consultants, dans la réponse et l’envoi de propositions devis, posez vous les questions suivantes:

  • Pourquoi  avez-vous choisi de travailler en indépendant  ?
  • Comment pouvez vous répondre aux différentes problématiques projet ?
  • Quelles sont vos stratégies de communication et de collaboration pour réussir le projet confié ?

En définissant vos intentions, vos compétences pour répondre à différents types de projet, vous pourrez mieux communiquer sur vos motivations.

Structurer votre engagement

collaboration prestataires freelance et entreprises

Les prestataires et ceux qui représentent une entreprise voudront commencer la relation en comprenant les termes de ce que signifie travailler ensemble. Pour cela, ils doivent s’engager sur différents niveaux.Pour cela,Les deux parties peuvent établir une méthodologie pour affiner leur collaboration. Les objectifs à atteindre seront toujours la priorité.

GAL – Gestion des actions par lots

En fin de compte, vous voulez, prestataires et employeur; un système fiable pour savoir où vous allez commencer à travailler ensemble, comment vous communiquerez en cours de route et quand vous devez faire une pause pour réfléchir et ajuster vos activités futures.

Gestion des actions par lots

En termes simples, il s’agit de travailler par lots d’un nombre « x » d’heures à un taux horaire de « y » euro. Les clients s’engagent à « Y » euros pour chaque lot sur lequel ils vont travailler ensemble.

Le point de départ est l’endroit où vous allez commencer votre projet.

Il peut s’agir d’une découverte de projet, d’un audit marketing ou d’un besoin spécifique que le client a besoin d’aide pour résoudre. Les mises à jour de communication sont diffusées deux fois par lot, ce qui vous permet de vérifier avec le client et de diriger vos efforts là où cela est nécessaire.

Si tout va bien, vous continuez simplement en suivant votre plan de départ. Le point de fin de cap agit comme une rampe d’accès/de sortie pour permettre au client de continuer à travailler avec vous; de suspendre l’engagement ou de le terminer définitivement.

Lorsque vous travaillez avec des clients de manière continue; vous établissez un rythme de lots à exécuter sur une base mensuelle ou trimestrielle. Cela transforme le plafond de lot en un autre point de contrôle de communication; le point de fin de plafond est lorsque vous avez conclu le nombre de lots approuvé pour la période de temps déterminée.

En tant qu’employeur de prestataires, vous voudrez savoir que vos prestataires travaillent avec diligence et à la tâche. Vous ne voulez pas être surpris par des dépenses imprévues ou découvrir que votre prestataire travaillait sur des projets qui n’étaient pas une priorité ou qui n’étaient pas bénéfiques pour l’entreprise.

Le système de gestion des actions par lots facilite ce processus et quel que soit le système que vous avez décidé d’utiliser, il doit répondre aux besoins de communication et de responsabilité.

Voyons maintenant comment vous allez organiser vos projets au sein du système BAM.

plateforme consultants freelance

Prestataires – Comment allez-vous organiser vos projets ?

Pendant que vous travaillez sur la tâche qui vous attend; vous allez certainement etre confrontés à différentes problèmatiques et défis qu’il faudra savoir surmonter. Ce qu’on appelle des opportunités d’amélioration. Bien que cet état d’esprit proactif soit utile pour vous et votre client; vous avez besoin d’un moyen d’organiser ce que vous trouvez afin que vous puissiez continuer sur les projets prioritaires. Mais vous vous assurez de ne pas les oublier lorsque vous êtes prêts pour la prochaine série de tâches.

Les outils collaboratifs

Avec un framework, vous pouvez simplement tirer parti d’un outil comme Trello ou Airtable pour garder une trace des stratégies d’acquisition que vous souhaitez mettre en place. Cela vous permet de recevoir et de rendre des comptes sur diverses tâches et projets car vous avez une visibilité sur tout ce qui se passe et qui est impliqué.

trello project Ces outils, ou logiciels servent à partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs et équipe interne ou acteur externe travaillant pour la meme entreprise dans le but d’organiser un planning, de suivre un budget ou encore de communiquer en interne.

Parallèlement à l’internationalisation des échanges et à l’essor du télétravail ces dernières années, ils sont ainsi devenus des outils de travail à part entière au développement, cependant, encore modéré. En effet, 57,5 % des collaborateurs interrogés dans le cadre d’une étude Beeshake de 2 019 relèvent le manque de partage des connaissances au sein de leur entreprise en raison de l’absence d’outils appropriés.

Disposer d’outils collaboratifs est donc indispensable pour un grand nombre d’entreprises et de secteurs d’activité. Cependant, comment vous y retrouver parmi la multitude de solutions existantes ? Pas de panique, voici 10 des meilleurs outils du marché à adopter au sein de votre entreprise.

Un article très complet sur Hubspot :  les Meilleurs outils collaboratifs

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